L’avvocato che misura il tempo della consulenza con la clessidra è un mito inarrivabile nel nostro paese in cui, paradossalmente c’è l’abitudine a pagare tutto, anche e soprattutto i servizi in anticipo, tranne la consulenza legale che per costume, a contrario, non si paga proprio.

Senza entrare nell’analisi del fenomeno c’è da considerare che in parte questo è dovuto anche al fatto che l’avvocato normalmente non opera alcun controllo di gestione della propria attività che gli consenta di monitorare l’andamento economico dello studio, la redditività delle pratiche, individuare i fattori critici su cui intervenire per migliorarne l’efficienza.

Uno degli strumenti più efficaci per stabilire quanto vale un’ora del proprio lavoro o in maniera obiettiva per effettuare un controllo di gestione dei costi dello studio e mettere a punto il business planning per i periodi successivi è costituito dal time sheet.

Il time sheet è un foglio orario (normalmente in formato excelle perché contiene formule che consentono calcoli in via automatica) dove segnare il tempo dedicato in ciascuna attività che compone la pratica. Per un format di time sheet scaricalo qui.

Negli studi di tipo tradizionale legati all’attività giudiziale, la fatturazione avviene in base alle prestazioni eseguite secondo il tariffario forense.

Questo non significa però che anche al solo scopo di utilizzarlo internamente come strumento di controllo di gestione non sia opportuno usare un time sheet per ogni pratica al fine di avere ben chiaro quante ore di lavoro ciascun membro dello studio abbia speso nelle varie attività connesse alla pratica.

Ciascun avvocato e collaboratore dovrebbe perciò compilare giornalmente il time sheet della pratica e/o in aggiunta un time sheet personale indicando il tempo dedicato a ciascuna attività. A seconda della grandezza dello studio e della numerosità dei suoi elementi si potrà scegliere di adottare entrambi i time sheet (della pratica e personale) oppure anche più semplicemente, in maniera minimale, il time sheet della pratica. Dove c’è un’attività di segreteria, dal time sheet personale si estrapolano quelli delle pratiche. Il valore delle ore lavorate distinto per tipologia di attività  andrà inserito nella scheda di chiusura pratica per elaborare il valore ore/ lavoro in quel caso.

Il vantaggio di compilare anche un time sheet personale ha il vantaggio di verificare e controllare anche il tempo speso per partecipare a convegni e riunioni, seminari per con il cliente ecc. In tal caso, attraverso il documento si potranno individuare i costi dell’attività di business development.

L’analisi dei dati del time sheet fornisce gli elementi per il pricing cioè l’individuazione del prezzo orario medio virtuale del tempo di ciascun membro dello studio.

Tanto più l’attività dell’avvocato sarà redditizia in termini di rapporto ore lavorate/ fatturato prodotto, tanto maggiore sarà il suo valore per lo studio o tanto più alta la sua tariffa oraria.

Perciò, indipendentemente dall’opportunità di fatturare il costo il costo orario al cliente per una corretta gestione dello studio occorre avere chiari questi valori perché solo così si possono distinguere le attività effettivamente redditizie dalle attività che anche in un contesto in utile sono attività in perdita, ovvero quali attività per essere redditizie devono essere svolte in meno tempo oppure da un collaboratore che abbia un valore in riferimento alla media costo ora/ fatturato inferiore.

Se questa analisi venisse fatta si resterebbe sorpresi dai risultati che non corrisponderanno quasi mai alla percezione, per definizione spannometrica che potrebbe fare anche il professionista più esperto. E forse in quel caso, l’avvocato smetterebbe di occuparsi gratuitamente di pratiche o lavorare per clienti che non pagano o pagano male dedicandosi magari a scrivere articoli, video valore per promuovere la propria attività.