Quale avvocato non è a corto di tempo. Il tempo non è altro che la nostra stessa vita e sprecarlo significa di fatto sprecare la nostra esistenza.

Gestire o controllare il tempo evoca l’idea di trovare il tempo per dedicarsi anche ad altro che non sia il lavoro. Quindi, innanzitutto impone di avere sotto controllo i tempi del lavoro.

Ma l’impresa appare già difficile, sol che si pensi all’aumento delle attività accessorie e collaterali di tipo burocratico che devono essere compiute e che non fanno proprio parte del core business dell’attività legale. Tipo, ultimamente, la fatturazione elettronica.

Alla fine, tutto il tempo impiegato in azioni accessorie e non essenziali e che occupano gran parte della giornata lavorativa che impatto hanno sul risultato finale?

Noi pensiamo che tutto lo sforzo profuso concorra in egual misura al raggiungimento del risultato. Ebbene, ci sbagliamo.

La legge di Pareto, nota anche come principio 80/20, racconta invece che,  mediamente l’80% dei risultati che otteniamo deriva dal 20% appena dei nostri sforzi.

Vilfredo Pareto era un economista, ingegnere e sociologo italiano vissuto a cavallo fra ‘800 e ‘900. Studiando l’economia, si rese conto che circa l’80% della ricchezza del paese risiedeva nella mani di un 20% della popolazione, il che equivaleva a dire che il 20% della popolazione possedeva l’80% del denaro.

Furono poi altri studiosi che sfruttarono la formula e la misero a punto per estenderla ad altri ambiti.

Il principio del minimo sforzo  fu più chiaramente espresso dal filologo George K. Zipf che affermò che le risorse si organizzano in modo da minimizzare il lavoro e che, di conseguenza, il 20-30% delle risorse produce il 70-80% dell’attività.
Un altro studioso, Joseph M. Juran formulò il principio dei cd. “vital few”ovvero delle poche cose davvero importanti o principio della scarsità dei fattori. L’idea di base era che bisognava tenere distinti e separati i “vital few” (le poche cose davvero importanti) dai “trivial many” (le molte cose meno importanti).

Esteso il principio a tutti gli ambiti, abbiamo che il 20% delle cause produce l’80% degli effetti e quindi, ad esempio, il 20% dei vostri clienti genererà l’80% del fatturato e, ancora, che solo il 20% del tempo lavorato produce l’80% dei risultati lavorativi. L’altro 80% è tempo sprecato.

Partendo da questo concetto, cosa fare quindi, per ottimizzare il tempo e la produttività?

Basta seguire poche semplici regole

1. Creare procedure per organizzare l’archivio cartaceo ma anche quello telematico e non solo

Recuperare velocemente le informazioni di cui si ha bisogno permette a ciascuno di  concentrare le proprie energie esclusivamente sull’attività che sta eseguendo senza distrarsi ed impazzire per cercare pratiche, documenti o files.

Gli strumenti che utilizziamo con maggiore frequenza sono sempre a portata di mano o sprechiamo ore a cercarli?  Quante volte, ancora oggi vediamo lo schreen dei pc pieni di file sparsi in formato word o pdf. E’ assolutamente una cattiva abitudine da eliminare. Non solo perché viola la normativa sulla privacy, ma perché sarà assolutamente impossibile trovare un file quando lo si cerca non essendoci un criterio e una procedura di archiviazione. E sarà ancora più impossibile che venga trovato da un collaboratore o da un sostituto.

Perciò, meglio stabilire le regole per l’archiviazione, da mettere per iscritto e alle quali devono attenersi tutti nello studio, praticanti compresi.

In realtà, in un efficiente controllo di gestione è bene proceduralizzare qualsiasi processo. Occorrerebbe creare format di atti, format di contratti, format di mail informative a clienti e domiciliatari, schede clienti, cartelle con documenti personali (carta identità, tesserino dell’Ordine).

2. Numerare automatizzare e delegare

Scrivere innanzitutto una lista delle cose da fare separando le cose importanti (i “vital few”) dalle tante cose poco importanti (“trivial many”) e se possibile delegare.

Innanzitutto, capire quali siano le cose importanti significa valutare le cose da fare in relazione al proprio scopo (obiettivo che si vuole raggiungere) e direzione (come raggiungere l’obiettivo). Quindi, non sempre le cose importanti da fare sono quelle urgenti.

Alla fine, l’errore è proprio nel continuare a seguire e gestire le urgenze che non controlliamo, mentre esse  controllano noi.

Non possiamo permetterci di delegare per motivi di risorse finanziarie limitate? Ricerchiamo e troviamo sistemi che ci consentano di delegare e non costituiscono una spesa, ovvero una spesa fissa. ATTI-GIUDIZIARI.IT consente di delegare l’attività di redazione degli atti giudiziari risparmiando sui costi fissi di struttura dello Studio Legale. Alla fine i sistemi esistono. Occorre avere un mentalità aperta e provare.

Nello stesso senso individuiamo tutte le attività ripetitive che possono essere automatizzate usando software in commercio e anche recuperabili gratuitamente. L’informatizzazione è un valore se la si sa usare. Ad esempio, un’attività che può essere delegata è la presenza in posta. Anche qualora ci dovesse andare una impiegata dello Studio, non stiamo organizzando al meglio le risorse. Ci sono tante aziende di Poste Private cui poter spedire la corrispondenza via mail e loro stampano, imbustano e spediscono a prezzi competitivi.

3. Trovare modi più direttiper raggiungere gli obiettivi ed eliminare i processi inutili

Nella fase di proceduralizzazione dei processi ci si rende subito conto di quanta attività inutile si faccia mentre ci sono metodi molto più diretti e veloci per raggiungere lo stesso risultato. Ad esempio, anche le sessioni con il cliente, dovrebbero essere gestite in maniera meno dispersiva. Lo scopo della riunione dovrebbe essere chiaro e comunicato sin dall’inizio. Nel colloquio è l’avvocato che dovrebbe gestire e controllare il cliente. Il cliente che viene etero diretto dall’avvocato si sente anche più tranquillo perché sente che dall’altra parte c’è “polso”.

4. Concentrarsi e fare una cosa per volta

Il mito del multitasking può essere applicato alle attività che non richiedono il 100% dell’attenzione e concentrazione (si può magari cucinare o stirare e guardare un film). Nello svolgimento del lavoro invece, stare in un ambiente rumoroso o distraente, oppure fare più di una cosa per volta, aiuta solo a commettere molti più errori, o nel minimo a perdere più tempo. Alla fine se una attività viene svolta singolarmente ci si impiega per forza meno tempo. Nel contempo, distrarsi con il telefono, andare sui social, leggere l’ultimo whatsapp toglie la concentrazione e il cervello prenderà tempo per ricollegarsi e recuperare l’ultimo concetto elaborato.

5. Organizzare e ordinare gli spazi

L’ambiente in cui trascorriamo la giornata riflettono la nostra mentalità e la influenzano.

Vivere in un ambiente pulito ed ordinato aiuta il buon umore, la lucidità mentale, e infonde un senso di serenità. Un ambiente pulito ed arieggiato di frequente, aiuta la respirazione e quindi la produttività sia del cervello che del corpo.

Trascorrere tanto tempo in ambienti – in cui si vive o si lavora – invasi  da oggetti inutili o da pratiche sparse dappertutto ci fa sentire confusi già dalla mattina presto. A quel punto, potremo solo esclamare: “Ora dove metto le mani?”, “Da dove inizio?”

E’ inevitabile perciò avere poca voglia di mettersi a lavoro.

Riordinare le pratiche ed archiviarle, riordinare la propria postazione di lavoro o l’ufficio significa riprendere il controllo del nostro ambiente fisico. Questo ci permette di riprendere il controllo anche della nostra mente e del nostro tempo. Insomma,  ci rende di fatto persone più organizzate (anche nella gestione del tempo).

Cominciamo a mettere in atto queste piccole e semplici regole e potremo subito misurare risultati migliori.  Ricordiamo che se si vogliono ottenere risultati migliori occorre cambiare i nostri comportamenti eliminando quelli negativi.

E come diceva Einstein “Follia è fare la stessa cosa e aspettarsi risultati diversi”.

Il coraggio è la capacità di fare le cose che ci fanno paura o introdurre cambiamenti con mentalità aperta.